Software
zombi

¿Qué es el software zombi?

Creo que el software zombi puede ser el problema más infravalorado de la pyme española. Cuando le puse nombre por primera vez, sentí eso que se siente al descubrir que algo tenía nombre: esto lleva años pasándome y no sabía cómo llamarlo.

En 1964, el juez del Tribunal Supremo de Estados Unidos Potter Stewart tuvo que decidir si una película podía censurarse por pornografía. Le pidieron una definición. Se negó a darla y soltó la mejor no-definición de la historia del derecho:

«Lo sé cuando lo veo».

El software zombi es una de esas ideas que se reconocen al verlas. Y una vez la ves, no puedes dejar de verla: en tu panel de facturación, en el escritorio de tu equipo, en el extracto del banco cada mes. Antes de explicarla, vamos a verla.

El software zombi en una pregunta

Imagina que mañana te dan esta noticia: tu empresa solo puede conservar tres herramientas de software. Las demás se apagan esta noche, para siempre, sin negociación posible.

¿Cuáles salvas?

Date cuenta de lo que acaba de pasar en tu cabeza. No has dudado con las tres primeras. Las has elegido en dos segundos. Y con el resto… has sentido algo parecido a la indiferencia. Ahí está. Esa indiferencia.

Esas herramientas que no salvarías —pero que sigues pagando, actualizando y esquivando en las reuniones— tienen algo. Un algo que comparten el CRM que nadie abre, el programa de vacaciones que todos odian y la app que se compró «porque salía en la subvención». Ese algo es el software zombi: software que está pagado, instalado y muerto. Camina por tu empresa, consume tu dinero, pero nadie lo usa de verdad.

El software zombi en un meme

Arriba: la decisión estratégica aprobada por el comité de dirección tras seis meses de consultoría. Abajo: el sistema operativo real de tu empresa.

El software zombi en un momento

Lunes, 8:47 de la mañana. Una empresa de 23 personas. Acaban de pagar la renovación anual de su flamante herramienta de gestión de proyectos. Y, al mismo tiempo, en el grupo de WhatsApp de la empresa:

1.400 euros al año de herramienta nueva. Y el planning viajando por WhatsApp en un archivo llamado planning_SEMANA_QUE_SI_def.xlsx.

Nadie ha decidido boicotear la herramienta. Nadie la odia. Simplemente nadie la usa. Es un fantasma con cuota mensual.

El software vivo en un momento

Y ahora el fenómeno contrario, que es todavía más revelador. La humanidad puso un hombre en la Luna —cima de la coordinación tecnológica— antes de ponerle ruedas a las maletas. Todo el mundo cargaba su maleta a pulso, porque todo el mundo cargaba su maleta a pulso. La rueda existía desde hacía 5.000 años. Nadie la miró.

En la pyme española pasa exactamente lo mismo, pero al revés: tenemos más software disponible que ninguna generación anterior de empresarios, y lo usamos como en 2005.

Una empresa puede tener contratado un ERP, un CRM, un software de control horario y una plataforma de facturación con Veri*factu… y seguir calculando las comisiones de los comerciales en un Excel que abre una sola persona, que se formó a sí misma en YouTube y que se jubila en 2027.

El software zombi no es un problema de tecnología. Es un problema de decisiones: de cómo se compra, de cómo se implanta y, sobre todo, de cómo nadie se atreve a apagar lo que no funciona.

El software zombi en una cita

Peter Drucker, el padre de la gestión moderna, lo vio medio siglo antes de que existiera la primera suscripción mensual:

Sustituye «hacer» por «pagar» y tienes la definición ejecutiva: no hay nada tan inútil como pagar con puntualidad impecable una herramienta que no debería estar instalada en absoluto. El zombi no es ineficiente. Es eficientísimo: cobra solo, se renueva solo y no molesta a nadie. Por eso sobrevive.

El software zombi en un dato

Coge la pyme española media del sector servicios: entre diez y cincuenta empleados, entre ocho y quince herramientas de pago. Aplica el rango que repiten los informes de gestión SaaS —un tercio a la mitad de licencias sin usar— y haz la cuenta en euros de verdad: entre 2.000 y 6.000 euros al año por empresa, evaporados sin que ninguna línea del presupuesto grite. Multiplica por el parque de pymes del país y el zombi deja de ser una anécdota de oficina para convertirse en una fuga de miles de millones. Nadie la fotografía porque no sangra: gotea.

Y ese goteo tiene un doble fondo. El dinero es lo de menos. Lo grave es lo que el zombi le enseña a tu organización: que las decisiones de software no importan, que comprar y no usar no tiene consecuencias, que «ya lo configuraremos» es una fecha válida. Una empresa que tolera zombis durante años no solo pierde euros: pierde el músculo de decidir. Y ese músculo es el que necesitas el día que de verdad hace falta elegir bien.

Cómo detectar software zombi: 10 señales

Ya lo has visto. Ahora vamos a darle una lupa. Estas son las diez señales que delatan software zombi en una empresa. Ninguna parece grave por separado —ese es su mecanismo de defensa—. Si reconoces tres o más, sigue leyendo: este manifiesto está escrito para ti.

1. La licencia que nadie abre. Aparece cada mes en el extracto del banco. Si preguntas en voz alta «¿quién usa esto?», la sala entra en un silencio incómodo de cinco segundos. Ese silencio es la respuesta.
2. El doble tecleo. El dato se apunta en la herramienta oficial… y luego otra vez en el Excel «de verdad». Si tu equipo paga el peaje de meter todo dos veces, una de las dos copias es un zombi. Pista: no es el Excel.
3. «Eso lo lleva Fulgencio». Hay herramientas que solo entiende una persona. No es una herramienta: es la prótesis digital de Fulgencio. El día que Fulgencio se ponga malo, la herramienta morirá con él y se llevará el proceso por delante.
4. El dato que vive en WhatsApp. Precios, plannings, direcciones de entrega, la contraseña del banco (sí, la has visto). Si la información crítica de tu empresa viaja en un chat, tu software oficial es decoración.
5. La compra subvencionada. Se compró porque había una ayuda, un bono, un kit. La pregunta «¿lo necesitamos?» se sustituyó por «¿a quién le amarga un dulce?». Al zombi no le amarga nada: él ya está muerto.
6. «Ya lo configuraremos». Lleva once meses «a punto de configurarse». La configuración es el «ya te llamaré» de la transformación digital.
7. La demo que enamoró. Todo el mundo recuerda la demo como «espectacular». Nadie recuerda haberla visto con los datos de verdad de la empresa. Comprasteis la película, no la casa.
8. Dos herramientas que hacen lo mismo. Una la usa dirección, otra la usa el equipo, y ninguna de las dos se entera. No es redundancia: es un pleito no resuelto pagado en cuotas.
9. El manual de 90 páginas. Si usar la herramienta exige un PDF que nadie ha leído, la herramienta no está implantada: está embalsamada.
10. Miedo a apagarla. La frase «por si acaso» sostiene más licencias que ninguna necesidad real. El «por si acaso» es el alimento favorito del zombi.

Guárdatelo. Enséñaselo a tu socio. Si tacháis línea, tenéis un problema. Si tacháis cartón entero, tenéis varios. Y si al llegar a la casilla de Fulgencio habéis mirado los dos a la vez hacia la misma mesa, no hace falta que sigáis contando.

El triángulo del software vivo

Ahora que lo has visto, intentemos explicarlo. ¿Qué diferencia al software vivo del software zombi? No es el precio. No es la marca. No es la nube, ni la IA, ni el diseño bonito.

El software vivo necesita tres patas que casi nunca se dan juntas:

1. Proceso — alguien ha descrito, con palabras simples, cómo se hace el trabajo.
2. Personas — alguien del equipo lo usa cada día y otro alguien responde cuando falla.
3. Datos — la información entra y sale sin que nadie la copie y pegue a mano.

El triángulo del software vivo funciona como un trípode: quita una pata y el trípode no cojea, se cae entero.

Sin proceso, la herramienta se configura «sobre la marcha» — es decir, nunca. Sin personas que la adopten, es un mueble caro. Sin datos que fluyan, es otra isla más en el archipiélago de Excels.

Y aquí está el detalle que duele: ninguna de las tres patas se compra. El vendedor te vende el software. Las patas las pones tú.

Por eso dos empresas pueden comprar exactamente el mismo programa, el mismo día, al mismo precio, y un año después una lo considera la mejor compra de su historia y la otra lo tiene criando polvo. Mismo software. Distinto triángulo.

Nadie está en el diez. Ni las empresas que admiras. El objetivo no es la perfección: es moverse una marca cada trimestre. El zombi prospera en la quietud.

¿Cuántos zombis tienes tú?

Te lo estarás preguntando. Yo me lo pregunté: ¿cuántos tengo yo? ¿Seré yo de los que pagan un cementerio sin saberlo?

La mala noticia: tener zombis es el estado por defecto. Los informes que analizan el gasto SaaS de las empresas llevan años encontrando lo mismo: entre un tercio y la mitad de las licencias de pago apenas se usan. La cifra exacta depende del informe. El fenómeno, no.

Y tiene sentido que sea así. Compraste software con el mismo cerebro con el que tu abuelo compraba cosas en el mercado: por impulso, por confianza, por no decir que no al vendedor simpático. Y luego lo heredaste: herramientas que eligió tu antecesor, o el socio que se fue, o aquella consultora de 2019. ¿Esperabas que ese museo estuviera optimizado?

La buena noticia: los zombis se pueden matar. Y matarlos es de las pocas decisiones empresariales que devuelven dinero, tiempo y dignidad al mismo tiempo. Ese es el objetivo de este manifiesto: acercarte un poco al extremo «empresa viva» del espectro.

El manifiesto se divide en cuatro partes:

1. El sistema operativo de la empresa viva — cinco líneas de código mental que tienen instaladas las empresas sin zombis.

2. La empresa con menos software zombi de España — la historia de cómo una pyme de Logroño apagó nueve herramientas y recuperó los viernes.

3. Las cinco trampas del software zombi — dónde nacen los zombis y cómo salir de cada trampa.

4. La auditoría de una hora — el ejercicio práctico para empezar hoy, antes de comer.

Este manifiesto es el que me hubiera gustado leer antes de firmar la primera cuota anual, y no después.

Bajemos por la madriguera.

Parte 1El sistema operativo de la empresa viva

Las empresas que viven en el extremo sano del espectro no han descargado su criterio de ningún catálogo. Pero casi todas tienen instaladas, sin saber que las comparten, cinco líneas de código mental:

1. No existe «el mejor software»

La pregunta «¿cuál es el mejor programa para…?» es la pregunta que fabrica zombis en serie. No tiene respuesta, igual que no la tiene «¿cuál es el mejor coche?». ¿Para quién? ¿Para qué? ¿Con qué garaje?

Pero la hacemos. La hacemos en Google, en las comidas de empresa, al comercial que nos llama el peor día. Y como no tiene respuesta, respondemos con lo que sea que tengamos delante:

Así compra la mayoría: una ruleta. Y en una ruleta, la casilla «tu proceso real» es la más pequeña del bombo.

He visto girar esa ruleta en directo. Una empresa de logística, comité de tres personas, cuarenta minutos de reunión para elegir el sistema que usarían a diario los siguientes cinco años. Tiempo dedicado a hablar del proceso de la empresa: cero minutos. Tiempo dedicado a «la que usa el primo del socio» y a «la que tenía mejores colores en la demo»: treinta y ocho. La ruleta giró, la bola cayó, y dos años después me enseñaron la factura de la cuota anual con la misma cara con la que se enseña una radiografía.

La empresa viva hace una pregunta distinta. No «¿cuál es el mejor?», sino: «¿cuál es el que mi equipo usará dentro de seis meses sin que nadie le persiga?»

Es una pregunta mucho más incómoda, porque la respuesta no está en la web del fabricante: está en tu plantilla, en tu proceso y en tu paciencia. Pero es la única que predice si el software vivirá o morirá.

El mejor software no es el que más hace. Es el que se usa.

2. No hay «la forma correcta»

Hubo un momento único en la historia del tenis: los tres mejores de todos los tiempos coincidieron en la misma época. Nadal, Djokovic y Federer ganaban los mismos torneos con calentamientos opuestos: uno se destrozaba sprintando, otro calibraba cada golpe como un robot, el tercero llegaba riendo y haciendo globos. No había «la forma» de calentar. Había la forma de cada uno.

Con el software de gestión pasa igual. He visto tres empresas con el mismo problema declarado —«necesitamos ordenar la empresa»— y tres soluciones correctas incompatibles entre sí:

El taller de Alicante resolvió su caos con papel y un TPV: su problema no era de software, era de quién firma qué. La clínica de Valladolid lo resolvió con dos herramientas integradas y nada más. La startup de Barcelona «resolvió» el suyo con catorce aplicaciones, y hoy su principal actividad económica es mantenerlas.

Los dos primeros acertaron porque ignoraron la pregunta universal y respondieron la suya. El software correcto es el que encaja en tu forma de trabajar, no el que ganaría un concurso de prestigio. Las comparativas —incluidas las de esta web— sirven para acotar opciones. La última palabra la tiene tu martes por la mañana.

3. No hay adultos

Si escarbas debajo de casi cualquier compra de software zombi, encuentras una creencia infantil escondida: la creencia en que hay una clase de adultos —la gran consultora, el fabricante alemán, el partner oficial con el logo dorado— que ha verificado todo esto por ti, y que si eliges su solución, nada puede salir mal.

Es el Papá Noel de la digitalización. Y conviene matarlo cuanto antes, porque los «adultos» del software también meten la pata. Con cifras que a una pyme le darían un infarto:

Si los gigantes con presupuestos infinitos estampan sus proyectos contra el muro, ¿qué te hace pensar que el logo dorado de tu propuesta comercial es un seguro de vida?

No hay adultos. Hay vendedores con buenos PowerPoints y equipos que adoptan herramientas. Tú solo tienes control sobre uno de los dos.

Mata a tus gurús. Ni el fabricante, ni la consultora, ni esta web van a usar el programa por ti cada mañana. Esa parte es tuya.

4. No hay normal

Uno de los grandes productores de zombis es el deseo de comprar «lo normal»: lo que usa la competencia, lo que recomienda el asesor, lo que no exige explicaciones en la comida de Navidad.

En los años 70 circulaba en Estados Unidos una frase que debió de vender más mainframes que todos los anuncios juntos: «a nadie han despedido nunca por comprar IBM». Comprar lo normal es gratis a corto plazo: nadie te cuestiona. Pero tiene una paradoja cruel:

Comprar lo normal no cuesta nada el día de la firma y se olvida en una semana. Comprar lo raro y acertar cuesta explicaciones durante un mes y se cobra durante años.

La paradoja se ve mejor con ejemplos:

1. Si cancelas la herramienta que nadie usa, la reacción inmediata es un murmullo de «¿y si un día…?». Seis meses después, nadie recuerda ni el nombre del programa. Solo queda la leyenda de que tú te atreviste.
2. Si dedicas un viernes al mes a enseñar a tu equipo la herramienta que ya pagáis, la reacción inmediata es «qué pesadez». Un año después, esa hora es la cita más rentable del calendario y tu gente presume de ella en las cenas.
3. Si admites en una reunión que el ERP de 2019 fue un error tuyo, la reacción inmediata es un silencio que quema. A partir de ese día, tu equipo te cree cuando dices «esta vez sí»: has pagado con ego una moneda que no se puede fingir.

Fíjate en el patrón: la decisión rara paga un peaje corto y cobra un alquiler largo. La decisión normal no paga peaje nunca… ni cobra nada.

Piénsalo en tu propia empresa. Las decisiones de las que hablas con orgullo —la contratación imposible que salió bien, el cliente que todos rechazaban, el cambio de horario que «iba a hundir la empresa»— ninguna era normal. Las normales no se recuerdan, se pagan.

El software igual. La empresa que eligió la herramienta rara pero perfecta para su proceso hoy trabaja con una ventaja silenciosa que su competencia no puede copiar con una transferencia. La que eligió «lo de siempre» tiene exactamente lo que tiene todo el mundo: incluidos los zombis de todo el mundo.

5. Solo hay ahora

Todo manifiesto sobre decisiones acaba en el mismo sitio: el calendario. Porque el zombi no vive de tu dinero —vive de tu «después».

Después del verano lo miramos. Cuando pase la campaña. Cuando se jubile Fulgencio. El año que viene, seguro.

El año que viene la suscripción se renueva sola, el Excel gana otra pestaña y Fulgencio sigue sin jubilarse. Mientras tanto, la calculadora del «después» no perdona:

Seiscientos euros al mes en herramientas que nadie abre son 7.200 euros al año. En una pyme, eso no es una partida de gasto: es un empleado a tiempo parcial fantasma. O el sueldo de la persona que sí necesitas. O tu campaña de verano. O simplemente margen, que nunca sobra.

Y eso solo es la cuota. Suma las horas de doble tecleo, los datos que no cuadran, las decisiones tomadas con cifras inventadas porque «el sistema» no daba la real… El zombi cobra en dos divisas: euros y atención. La segunda es la cara.

No hay un buen momento para apagar un zombi. Hay uno malo: el mes que viene.

Y una advertencia final para esta parte: ni siquiera tienes garantizado que el Excel de 38 pestañas abra mañana. Las empresas no dan un aviso solemne el día que su improvisación deja de aguantar. Simplemente un martes alguien dice «esto no cuadra» y resulta que no cuadraba desde abril. Solo hay ahora. Conviene que el ahora tenga las cuentas claras.

Existe una empresa que instaló estas cinco líneas de código antes de que nadie le pusiera nombre. Vamos a conocerla.

Parte 2La empresa con menos software zombi de España

Historia reconstruida a partir de patrones que se repiten en decenas de pymes reales con las que hemos hablado para escribir las guías de esta web. Nombres, sector y cifras cambiados; los problemas y las soluciones, no.

Conoce a Marta.

Marta dirige una empresa de distribución alimentaria en las afueras de Logroño. 31 empleados, dos naves, unos 9 millones de euros de facturación. En 2019, su empresa tenía un récord que nadie le envidiaba: catorce herramientas de software de pago. Treinta y una personas. Catorce herramientas. Casi una app por cada dos empleados, y ni una sola conversación entre ellas.

El detonante no fue una crisis. Fue algo mucho más humillante: Marta pidió en una reunión «las ventas del mes por canal» y recibió tres cifras distintas. Una del ERP, otra del Excel de comercial y otra de la cabeza de su socio. Tres versiones de la realidad, todas pagadas.

Esa tarde hizo lo que nunca había hecho: nada de llamar a una consultora. Cogió el extracto del banco y subrayó cada cargo de software. Catorce. Luego escribió al lado de cada uno: ¿quién lo abrió la semana pasada?

Nueve no tenían respuesta. Nueve zombis. Le estaban costando, entre cuotas y horas de rodeos, más que la furgoneta nueva que llevaba dos años posponiendo.

Lo que hizo después no fue una transformación digital. Fue una serie de problemas aburridos resueltos uno por uno:

Problema 1: el dato vivía en la cabeza de la que se jubilaba

Los precios especiales de los clientes de toda la vida los «calculaba» Paqui, que llevaba 34 años en la empresa y se jubilaba en once meses. Ningún programa los tenía. Ningún papel tampoco.

Solución: una pizarra, Paqui, dos tardes y bocadillos. El proceso entero escrito con palabras normales: «si el cliente es de antes de 2010 y pide más de 40 cajas…». Coste: cero euros. Valor: el conocimiento de 34 años. Fíjate que esto no fue comprar software. Fue construir la primera pata del triángulo: el proceso. Sin ella, cualquier herramienta que hubieran comprado habría nacido muerta.

Problema 2: catorce herramientas que no se hablaban

Aquí Marta hizo la jugada más incómoda de todas. En vez de preguntar «¿a alguien le sirve esto?» —pregunta a la que todo el mundo responde que sí por si acaso— apagó las nueve. Un lunes. Sin más aviso que un email: «Si echas de menos algo, dímelo y lo volvemos a encender».

¿Cuántas protestas hubo? Una. Y era de la persona que usaba la herramienta de diseño dos veces al año; se resolvió con una alternativa que ya tenían. Ocho herramientas muertas y enterradas sin un solo llanto. La empresa no se paró ni un minuto.

Confiesa Marta que esa noche no durmió. Se despertó a las cuatro de la madrugada con el corazón acelerado, segura de que a las nueve en punto se pararía la nave, los pedidos se perderían en el limbo digital y los clientes llamarían uno a uno para despedirse. A las nueve en punto, en la nave, pasó lo que pasa siempre que apagas un zombi: nada. Alguien preguntó si había cambiado la marca del café.

Semanas después, en una cena, soltó la frase que da título mental a toda esta historia: «Estuve a punto de volver a encenderlo todo por si acaso. Menos mal que me dio pereza encontrar las contraseñas».

El «por si acaso» costaba 4.900 euros al año. El «a ver qué pasa» costó cero.

Problema 3: el ERP de los catálogos costaba más que un empleado

Con los zombis enterrados llegó la tentación grande: la consultora de siempre olió la sangre y apareció con la propuesta de «verdad»: un ERP de los de folleto grueso, implantación de ocho meses, formación certificada, precio de coche de gama alta al año.

Marta aplicó la primera línea de código: no «¿cuál es el mejor?», sino «¿cuál usará mi gente dentro de seis meses?». Su gente ya usaba —de verdad— una herramienta de facturación sencilla y un programa de almacén más sencillo todavía. Así que hizo lo contrario de la demo: dedicó el presupuesto de la gran implantación a configurar bien lo que ya funcionaba y conectarlo entre sí. La opción aburrida. La opción viva.

¿Te suena la decisión de elegir entre un ERP grande y uno modesto? Es exactamente la disyuntiva que diseccionamos en la guía de cómo elegir ERP en una empresa de 50 a 200 empleados y en la comparativa Odoo vs Holded: el triángulo manda sobre el folleto.

Problema 4: «es que siempre lo hemos hecho así»

Los zombis tienen una estrategia de supervivencia infalible: vuelven. Pasado el entusiasmo inicial, las nuevas herramientas empiezan a acumular telarañas y alguien propone «una app para los partes de reparto» que ya existe dentro de otra que ya pagan.

Solución: institucionalizar la matanza. El último viernes de cada mes, una hora, la empresa entera revisa el inventario de software con la misma naturalidad con la que se cierra la caja. ¿Qué se abrió? ¿Qué no? ¿Qué propone alguien y quién se compromete a usarlo? Con cervezas, porque el ritual importa más que la solemnidad. Un zombi detectado en una hora cuesta un email. Detectado en una auditoría externa cuesta una consultora.

El resultado

De catorce herramientas de pago a cuatro. De veintitrés Excels paralelos a dos (uno es la lista de la compra del café; perdónalo). De veinticinco horas semanales de administración a seis. Los viernes por la tarde de Marta son ahora, textualmente, «para pensar o para no pensar, pero no para teclear».

Y el detalle que más me gusta: cuando hoy le preguntan a Marta qué software usa su empresa, lo dice de memoria y en una frase. Prueba a hacerlo tú con las tuyas. Si necesitas más de una frase, ya sabes por dónde empezar.

Piensa en lo extraordinario de esa frase. Marta no compró mejor que los demás. No tuvo más suerte ni más presupuesto. Simplemente se negó a seguir alimentando lo que no funcionaba —y esa negativa, sostenida mes tras mes, la sacó del cuadrante donde viven las empresas a las que «les pasan cosas» y la plantó en el cuadrante de las que hacen que pasen. Catorce herramientas la tenían a ella. Ahora ella tiene cuatro.

Marta no es más lista que tú ni tenía más presupuesto. Simplemente esquivó las trampas donde nacen los zombis. Vamos a por ellas.

Parte 3Las cinco trampas del software zombi

Ningún empresario se levanta un lunes y decide comprar un cadáver digital. Los zombis nacen en cinco trampas concretas, y las cinco tienen algo siniestro en común: se sienten como buenas decisiones mientras caes en ellas.

A diferencia de una trampa física, estas no tienen barrotes: estás a la vez en el papel de preso y de carcelero. La buena noticia de ser tu propio carcelero es que tienes las llaves. Vamos una por una, con su vía de escape.

Trampa 1: La trampa de la demo

La demo comercial es el género cinematográfico mejor financiado de la historia: un guion ensayado doscientas veces, datos de juguete perfectos, un actor que responde «sí, eso también lo hace» antes de que termines la pregunta. Nadie ha visto nunca una demo mala. Igual que nadie ha visto un piso de obra nueva con las luces apagadas.

El problema no es que mientan. El problema es qué estás evaluando tú durante esos cuarenta y cinco minutos: no evalúas el software, evalúas al vendedor. Y el vendedor no va a venir a tu empresa cada mañana a meter los albaranes.

Me contaron una vez una demo donde el comercial, brillante, hizo un cuadro de mando en directo con las ventas por canal. Aplausos. La empresa fichó. En la primera semana de verdad descubrieron que «ventas por canal» solo funcionaba si cada comercial rellenaba cuatro campos extra por pedido. Los comerciales, que venden por teléfono entre semáforo y semáforo, rellenaron los campos durante exactamente nueve días. La herramienta siguió cobrando dieciocho meses.

Seis meses después, la herramienta «espectacular» de la demo es una pestaña cerrada en el navegador de todos. La trampa se cierra sin ruido.

Trampa 2: La trampa del folleto

Esta trampa es sutil porque se disfraza de rigor. Consiste en convertir la elección en un concurso de funcionalidades: una hoja de cálculo con 214 filas, una columna por candidato, y gana el que tenga más checks verdes. Parece ingeniería. Es lotería con pasos extra.

Fíjate en la curva de arriba. A la izquierda, el empresario que no sabe de software: elige «la que usa mi gente» y le funciona, porque no tuvo capacidad de complicarlo. A la derecha, el que sabe mucho: tras estudiarlo todo, reduce a lo esencial y elige… la que usará su gente. En el centro, el peligro: el que sabe lo suficiente para exigir «ERP modular, API abierta, IA y data lake» —y acaba con un portaaviones para cruzar la ría.

La hoja de 214 funcionalidades no mide si el software es bueno. Mide si el departamento de marketing del fabricante es prolífico.

Trampa 3: La trampa del gratis

«Es gratis» son las dos palabras más caras del software de gestión. El plan gratuito no es un regalo: es la parte visible de un modelo de negocio que factura cuando tú ya no puedes irte. Y su hermano mayor, la versión subvencionada, añade un matiz español delicioso: la decisión no la toma quien usará la herramienta, sino el plazo de la convocatoria.

El precio es lo que pagas en la factura. El coste es todo lo demás: las horas de aprenderlo, la migración «cuando haya tiempo», el límite de registros que descubres el día de mayor carga, el soporte que es un foro y un rosario. El zombi gratis es el más caro de todos, porque nadie cancela lo que «no cuesta nada»: puede pudrirse en tu empresa durante años sin que ningún extracto bancario lo delate.

Trampa 4: La trampa del momentum

La droga más potente de la empresa no es la cafeína: es el momentum. Llevas cuatro años pagando el ERP, dos años odiándolo y un año entero diciendo que «habría que mirar alternativas». No es que creas que es bueno. Es que cambiarlo exige admitir que los cuatro años fueron un error, y eso duele más que la cuota.

Es la falacia del coste hundido con nómina y logotipo. El dinero ya se fue: no vuelve por seguir pagando. Pero el momentum disfraza la inercia de prudencia —«ahora no es el momento», «con lo que hemos invertido»— y el zombi se queda un año más. Y otro. Y otro.

Léela otra vez cambiando «estrés» por «ese malestar de los lunes cuando abres el correo». La herramienta que odias no te estresa porque sea mala. Te estresa porque cada día decides no decidir.

Trampa 5: La trampa del gran salto

La última trampa es la que atrapa a los que ya lo tienen todo claro. Saben qué está muerto, saben qué quieren… y no empiezan nunca, porque «cambiar el software de la empresa» suena a mudanza de catedral. Miran el nivel 100 desde el nivel 0, les da vértigo y vuelven al Excel de siempre.

La trampa suena así por dentro: «Llevo cinco años queriendo ordenar el software de la empresa, pero no hay opción perfecta. Cuando pienso en cambiar, mi cabeza proyecta una película de terror con la migración fallando en plena campaña. Cuando pienso en quedarme, proyecta otra conmigo tecleando albaranes a mano en 2035». Y ante dos películas de terror, el cerebro elige la tercera opción: no ver ninguna. Otro trimestre más.

Los diseñadores de videojuegos saben más de psicología humana que el 99 % de los consultores: nadie te pide derrotar al jefe final en el minuto uno. Te dan un nivel 1 ridículamente fácil, luego un nivel 2, y cuando quieres darte cuenta llevas cuatro horas jugando. Cada nivel es pequeño para no abrumar y suficiente para enganchar.

Cinco trampas, cinco salidas. Ahora dejemos la teoría: es hora de mancharte las manos.

Parte 4La auditoría de una hora

Esta es la parte más corta, porque aquí el que escribe deja de escribir y el que lee empieza a moverse.

Y antes de que se te ocurra: no necesitas una consultora, un máster ni «un momento de tranquilidad». Necesitas una hora, el extracto del banco y un poco de mala leche. Recuerda: no hay adultos. Nadie va a venir a matar tus zombis por ti.

El ejercicio

1. Abre el extracto bancario de los últimos 12 meses. Subraya cada cargo de software: cuotas, suscripciones, licencias, renovaciones, ese «SaaS*loquesea» que nadie reconoce.
2. Haz la lista completa. Suma también lo gratis que cuesta horas: el Excel de 38 pestañas cuenta como herramienta.
3. Al lado de cada una, escribe quién la abrió la semana pasada. No «quién podría usarla». Quién la abrió. Si no lo sabes, la respuesta es «nadie».
4. Marca los zombis. Todo lo que no abrió nadie, todo lo duplicado, todo lo que se mantiene «por si acaso».
5. Elige UNO. El más caro de los que no usa nadie. Si quieres el modo difícil: elige el que más miedo te da tocar.
6. Apágalo 30 días. Manda el email: «Si alguien lo echa de menos, lo volvemos a encender». Ya está. Has matado tu primer zombi.
7. Apunta la sensación. Ese cosquilleo de «he recuperado el mando» es el sabor de la empresa viva. Engánchate a él. Repite una vez al mes.

La mayoría de las empresas opera con un modelo de «lista de cosas pendientes»: el software se acumula en la memoria corta y nunca se revisa. Este ejercicio te cambia de modelo: dejas de ser el depositario de decisiones ajenas y te conviertes en alguien que decide. Es incómodo durante una hora. Es liberador durante años.

Si en mitad del ejercicio te atascas, estas son las cinco herramientas:

Herramienta 1 — El diagrama mata-zombis

Un diagrama de flujo sin piedad. Coge cualquier herramienta de tu lista y síguelo. Si sobrevive, es software vivo y se ha ganado la cuota. Si no, ya sabes.

Imprímelo. Cuélgalo al lado de la cafetera. Es más útil que el 90 % de los informes de consultoría que he visto, y he visto muchos.

Herramienta 2 — La técnica del bar

Funciona así:

1. Reúne a las tres personas que más saben de la empresa. No las de mayor rango: las que más saben.
2. Cuéntales tu zombi. El problema entero, sin edulcorar.
3. Cierra la puerta. Móviles boca abajo. Una hora.
4. Rebote de ideas como en una mesa de bar: sin PowerPoint, sin «queda pendiente». Se sale con una decisión o no se sale.

Te sorprenderá lo que pasa cuando el problema se mira de frente entre personas que no pueden escaquearse por el pasillo.

El fin. Recuerda: solo hay ahora.

…

No te preocupes. Queda más. Hay un bis:

El cementerio.

Y volvemos…

BonusEl cementerio

Una lista de trabajo de lápidas e historias de software zombi. Empiezo con tres lápidas que podrían estar en cualquier polígono industrial de España:

Y cuatro historias cortas, porque el cementerio también se visita para aprender:

1. El Excel de 41,7 megas

Toda empresa tiene uno: el archivo que empezó como «algo temporal para este mes» en 2016 y hoy es infraestructura crítica. Tiene 38 pestañas, macros que escribió alguien que ya no trabaja allí, y tarda cuatro minutos en abrirse. Nadie lo audita porque da miedo. No es una hoja de cálculo: es el sistema nervioso de la empresa disfrazado de borrador. El día que ese archivo no abra, descubrirás cuántos de tus «sistemas» eran él.

2. La web fantasma del bono digital

Entre 2021 y 2024, las ayudas a la digitalización pagaron miles de webs, tiendas online y «soluciones de presencia en internet» a empresas que no vendían nada por internet. Muchas siguen ahí: páginas corporativas con la última noticia de «¡Bienvenidos a nuestra nueva web!», fechada en el mes de la subvención. Zombis comprados con dinero público: el único zombi que nace muerto por diseño, porque la métrica del éxito era gastar la ayuda, no usar la herramienta.

3. El consultor honesto

Mi historia favorita de este mundo: un implantador con veinte años de oficio que empezó una reunión de venta diciendo: «Antes de enseñaros nada, decidme qué usáis ahora y qué os falla». Tras escuchar cuarenta minutos, cerró el portátil: «No necesitáis lo que vendo. Necesitáis ordenar el albaranería y formar a dos personas en lo que ya tenéis. Cuando lo hayáis hecho, si aún hace falta, me llamáis». Perdió la venta. Ganó un cliente para siempre: dos años después volvieron, con el proceso ordenado, y entonces sí. Ese consultor entendía que su trabajo no era vender software: era no criar zombis.

4. Veri*factu o nada

El único exorcismo masivo de zombis que ha vivido este país no vino de una consultora: vino de la ley. La obligación de que el software de facturación cumpla requisitos antifraude está obligando a miles de empresas a mirar —por fin— qué programa de facturación usan de verdad. Y están descubriendo cosas fascinantes: programas comprados en 2009, licencias duplicadas, «sistemas» que eran un Word con número de factura. Cuando la ley aprieta, el zombi sale a la luz. Si es tu caso, la guía para elegir programa de facturación que cumpla Veri*factu y el repaso de cómo cumple Odoo la normativa española te ahorran el susto.

5. Los 40 usuarios fantasma

Récord observado en una empresa de servicios: cuarenta licencias de una plataforma de gestión de equipos… para veintiséis empleados. ¿Quiénes eran las catorce restantes? Ex empleados que nadie dio de baja, dos «cuentas genéricas» creadas en una migración, un consultor externo que no pisaba la oficina desde 2022 y —mi favorita— una licencia asignada a «Prueba Pruebez», el usuario de test que alguien creó un martes y que llevaba tres años cobrando cuota como el empleado más puntual de la plantilla. Nadie había mirado nunca la lista de usuarios. La auditoría de una hora empieza exactamente ahí: en la lista de usuarios.

P.D. La vida es demasiado corta para pagar software que nadie usa. Y demasiado larga para hacerlo a mano. La diferencia entre ambas cosas no la decide el mercado: la decides tú, un lunes, con el extracto del banco delante.

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