Cómo elegir ERP para una empresa de 50 a 200 empleados

Por la redacción de Elige Software · Actualizado el 8 de agosto de 2026 ✓ Precios verificados el 8 de agosto de 2026 · Lectura: 14 min

Si diriges una empresa de entre 50 y 200 empleados y estás mirando ERP, ya habrás notado que casi nadie escribe para ti. Las guías o explican cómo facturar siendo autónomo o hablan de programas de transformación a cinco años con comité de dirección y consultora de las grandes. Tu caso es otro: presupuesto serio pero finito, un equipo de administración que no puede parar tres meses, y la sensación — fundada — de que esta decisión te acompañará diez años.

Esta guía va de tomar esa decisión con método. No es un ranking: es un árbol con tres caminos y números delante. Y empieza por una advertencia que le ahorra disgustos a cualquiera: en este tramo no eliges un producto, eliges tres cosas a la vez — producto, partner y calendario —, y la que más proyectos hunde no es el producto.

Cómo se ha hecho esta guía: precios de Odoo y Microsoft verificados el 8 de agosto de 2026 en sus páginas oficiales españolas, en euros y sin IVA. SAP no publica tarifas de Business One; donde doy cifras, son las que publican partners españoles y lo señalo expresamente. Las tarifas de jornada de partner (500-800 €/día) son las mismas que manejamos en nuestra guía de migración de Odoo.

Las cuatro preguntas que van antes que cualquier demo

Con 10 empleados eliges software probándolo un fin de semana. Con 80, el error se paga en meses de implantación y en gente quemada. Antes de sentarte a ver una sola demo, deja contestadas estas cuatro:

1. ¿Quién será el dueño interno del proyecto? No el sponsor que firma, sino la persona que dedicará media jornada durante meses a decidir cómo se codifican los almacenes o qué pasa con los pedidos a medio servir. Si ese nombre no existe, no tienes proyecto de ERP: tienes una compra de licencias esperando fracasar.
2. ¿Cuánta operación física hay? Una ingeniería de 60 personas que factura por proyecto y una empresa de alimentación con 3 almacenes, lotes y caducidades no necesitan el mismo sistema aunque tengan la misma plantilla. La fabricación y la trazabilidad dura son el primer filtro entre candidatos.
3. ¿Cuántas sociedades y monedas? Segunda sociedad con facturación cruzada, filial en Portugal, consolidación mensual: cada "sí" empuja hacia las opciones de más estructura (y más coste).
4. ¿De qué sistema vienes y por qué te vas? Quien huye de un ERP heredado que nadie sabe tocar tiene un problema distinto de quien se ha quedado pequeño en un Holded o un a3. El motivo de la huida te dice qué no puede volver a pasar — escríbelo y úsalo como criterio de descarte.

Y una regla de presupuesto antes de seguir: calcula a tres años vista y con todas las partidas — licencias, implantación, migración de datos, formación y mantenimiento. La licencia, como verás ahora, es la partida pequeña.

Los tres candidatos de casi todas las ternas

En el mercado español de 2026, cuando una empresa de este tamaño pide propuestas, la terna se repite: Odoo Enterprise, Microsoft Dynamics 365 Business Central y SAP Business One. Hay más vida — luego hablo de ella —, pero estos tres concentran la mayoría de proyectos nuevos, y comparan bien porque representan tres filosofías distintas: el modular flexible, el integrado en Microsoft y el clásico industrial.

Primero, lo que cuesta cada uno en licencias. Ojo con la letra pequeña de cada modelo, que es donde se esconden las sorpresas:

Tres detalles que cambian cualquier comparación de folleto. Uno: Odoo cobra lo mismo por todos los usuarios internos — no existe tarifa de usuario ligero; el que solo imputa horas paga como el financiero. Dos: Business Central vive de la distinción Essentials/Team Members: si la mitad de tu plantilla solo consulta y aprueba, esos 6,90 € abaratan el total una barbaridad. Tres: en SAP la suscripción suele firmarse a tres años, y la compra perpetua arrastra un mantenimiento anual que conviene mirar con lupa en la propuesta del partner.

El ejemplo que lo aterriza: 80 empleados, 55 usuarios

Pongamos una industrial de 80 empleados en Castellón: fabricación ligera, dos almacenes, un equipo de administración de 6 personas. De sus 80 empleados, no todos tocan el ERP: contemos 25 usuarios completos (administración, compras, ventas, jefes de producción) y 30 ligeros (operarios que imputan horas, comerciales que consultan, responsables que aprueban). Los otros 25 no entran nunca.

Con los precios de la tabla, el año de licencias queda así:

Dos lecturas honestas de esta tabla. La primera: Odoo sale el más barato incluso pagando tarifa plana por los usuarios ligeros — y si tu caso real tiene más ligeros que completos, Business Central se le acerca mucho. La segunda: esta tabla es solo la entrada. Ninguno de los tres proyectos baja de ahí en coste total, porque falta la implantación, y en este tramo de empresa la implantación cuesta habitualmente más que el primer año de licencias. A 500-800 € la jornada de consultor — las tarifas que publican los partners españoles —, un proyecto de 40 jornadas son 20.000-32.000 €, y 40 jornadas es un proyecto contenido, sin fabricación exótica ni migración tortuosa.

Camino 1: proceso propio y ganas de moldear — Odoo

Elige este camino la empresa que quiere que el sistema se adapte a su manera de trabajar, y no al revés. La modularidad de Odoo es real: arrancas con contabilidad, ventas y almacén, y añades fabricación o RRHH cuando toque, sin cambiar de plataforma. El precio plano de 29,90 € — con multiempresa y API incluidas en Custom — es imbatible en este tramo, y el ecosistema español de partners es amplio y competitivo.

Sus riesgos son la otra cara de la flexibilidad. Cada personalización es código que alguien mantiene, y las versiones anuales de Odoo convierten ese código en un compromiso: ya escribimos sobre lo que cuesta migrar de versión con módulos propios. El segundo riesgo es la dependencia del partner: la diferencia entre un proyecto de 25 jornadas y uno de 60 suele estar más en quién lo hace que en qué se pide — tenemos una guía entera sobre elegir partner de Odoo en España. Y en lo normativo, la localización española cubre mucho pero no todo: repasa qué resuelve Odoo de la normativa española y qué no antes de presupuestar.

Camino 2: Microsoft hasta la médula — Business Central

Si tu empresa vive en Microsoft 365 — Teams como sistema nervioso, Excel como segunda lengua, quizá Power BI en dirección —, Business Central juega en casa. La integración no es un conector: es el mismo ecosistema, con los datos del ERP apareciendo en las herramientas que tu gente ya usa. El modelo Team Members a 6,90 € es la otra gran baza: en organizaciones con mucho usuario de consulta y aprobación, la factura de licencias se contiene sola.

Los peros: el usuario completo es caro (69,30 €, y 95,30 € si necesitas el plan Premium por fabricación), y la personalización va por extensiones que desarrolla un partner — flexible, pero con jornadas del mismo orden que en cualquier otro ERP. La red de partners españoles es sólida, con implantadores muy verticalizados por sector. En normativa, la localización española de Microsoft cubre SII y factura electrónica; para Verifactu, Microsoft ha ido publicando la adaptación de la localización española: exige a tu partner que te enseñe, en demo y con fecha, cómo queda tu escenario concreto antes de firmar.

Camino 3: fabricación seria y trazabilidad dura — SAP Business One

Business One es el clásico del mid-market industrial: fabricación, lotes, números de serie, escandallos profundos y un historial de décadas en plantas españolas. Para una industrial de 100-200 empleados con procesos exigentes y auditorías de cliente (automoción, alimentación, farma auxiliar), sigue siendo el candidato que los implantadores industriales proponen primero, y su ecosistema de verticales españoles es muy maduro.

A cambio, es el camino más caro de los tres en suscripción — con cifras de partners, porque SAP no publica precios, lo que ya te dice algo del proceso de compra: todo pasa por propuesta de partner, y comparar exige pedir dos o tres. Los contratos de suscripción suelen atarse a tres años, la compra perpetua arrastra mantenimiento anual, y la personalización profunda requiere perfiles más escasos (y más caros) que en los otros dos ecosistemas. Si vas por aquí, negocia la propuesta completa — licencias, implantación y mantenimiento — como un todo, que es como el partner la ha construido.

Los que también verás (y no son malas opciones)

En ternas españolas de este tamaño aparecen también Sage 200 y Sage X3, herederos de una base instalada enorme, y verticales nacionales como Ekon, Ahora o Libra, fuertes en sectores concretos. Ninguno publica tarifas — todo va por propuesta de partner —, y esa opacidad no los descalifica: significa que debes evaluarlos con las mismas cuatro preguntas del principio y exigirles el mismo desglose de jornadas. Donde sí te pido escepticismo es con el argumento "es lo que ya conoce tu gestor": la comodidad de tu asesoría externa es un criterio, no el criterio, para una herramienta que usará toda tu plantilla diez años.

La implantación: donde se decide el presupuesto de verdad

Lo repito por tercera vez porque es la tesis de la guía: la licencia es la partida menor. El presupuesto real se decide en jornadas de consultoría, y ahí las reglas son las mismas para los tres caminos:

• Pide el desglose por tareas, no una cifra global: análisis, parametrización, desarrollos, migración de datos, formación, soporte al arranque. Una propuesta sin desglose no es una propuesta: es una señal.
• Migra saldos, maestros y documentos abiertos. El histórico completo al ERP nuevo es el sobrecoste favorito de los proyectos hinchados: el histórico se guarda en modo consulta, no se migra.
• Formación en horario laboral y por rol, no una sesión genérica de tarde. La resistencia interna mata más ERPs que los bugs.
• Arranque por fases si hay fabricación: finanzas y ventas primero, planta después. El big bang con producción dentro es apostar la nómina de noviembre a una carta.
• Reserva un 15-20% del presupuesto para el después: los ajustes de los tres primeros meses no son fracaso, son el proyecto terminándose.

Y Verifactu, porque en 2026 no se puede elegir ERP sin mirarlo

Cualquier sistema que factures en España tendrá que cumplir Verifactu: 1 de enero de 2027 para sociedades, 1 de julio de 2027 para autónomos. Los tres candidatos tienen respuesta — vía localización oficial o módulos del ecosistema —, pero "tiene respuesta" no es "viene resuelto en tu configuración": pide a cada partner que la demo incluya el registro de facturación encadenado y el QR en tu flujo real de facturas. Si el tema te pilla de nuevas, empieza por nuestra guía de software de facturación y Verifactu.

Los cinco errores que más veo en este tramo

1. Presupuestar licencias y descubrir la implantación después. Ya sabes: la licencia es la entrada, no la película.
2. Elegir producto antes que partner. En los tres caminos hay partners excelentes y mediocres, y el mediocre con buen producto pierde contra el excelente con el segundo mejor producto. Pide referencias de tu sector y tamaño, y llámalas.
3. Contar usuarios a ojo. La diferencia entre 40 y 55 usuarios son miles de euros al año en cualquiera de los tres. Haz la lista nominal antes de pedir propuestas, separando completos de ligeros.
4. Firmar tres años sin piloto. Especialmente en suscripciones con permanencia: exige un piloto o una fase de análisis con salida pactada.
5. No escribir los motivos de la huida del sistema anterior. Quien no documenta por qué se va, repite el patrón con logo nuevo.

Última sugerencia, la misma que damos siempre: monta una prueba con tus tres procesos más feos — ese pedido que se sirve en cuatro veces, esa rectificativa con retención, ese cierre que siempre se atasca — y haz que cada candidato los pase delante de ti. Las demos comparan lo que brilla; tú compara tus lunes por la mañana.